Een krachtige mail die impact maakt, hoe schrijf je die?

5 februari 2021 — Nick Andriessen

Een kop koffie om een waardevolle samenwerking te bespreken of je prospect uitleggen hoe de online zichtbaarheid van zijn bedrijf verbeterd kan worden; met een goedgeschreven business-to-businessmail bereik je jouw doel. Benieuwd hoe je dat doet? We leggen het je uit.

Bepaal de tone-of-voice

First things first: bedenk goed voor wie je schrijft en hoe je wilt overkomen. Kies je voor een speelse toon of hou je het liever zakelijk? Tutoyeer je of is het gepaster om te vousvoyeren? De tone-of-voice vormt de rode draad van je bericht, denk er dus goed over na en maak een weloverwogen keuze die past bij jouw bedrijf én is afgestemd op de lezer.

Hecht waarde aan de onderwerpregel

Waar gaat je bericht over en wat is het doel ervan? Het antwoord hierop komt tot uiting in de onderwerpregel. Het is bepalend voor het wel of niet openen van de mail en bovendien het eerste contact tussen jou en je prospect. Reden genoeg om er voldoende aandacht aan te besteden.  

Je kunt drie handvatten in je achterhoofd te houden bij het opstellen van de onderwerpregel: maak het persoonlijk, wees relevant en wek interesse. Met de volgende voorbeelden helpen we je op weg:  

  • Nick, hoe genereer jij meer leads? [persoonlijke aanspreekvorm]
  • Heb je moeite met het vinden van nieuwe werknemers? [relevant door herkenning]
  • Hoe verbeter je je online zichtbaarheid? [interesse wekken in het antwoord]
  • Negen van de tien IT-managers lopen hier tegenaan. [interesse wekken in het probleem]

Tot slot is er een praktisch punt: maak de onderwerpregel niet te lang. In de meeste mailprogramma’s wordt de tekst namelijk afgebroken na X tekens, en bij de mobiele weergave nog minder.

Wees relevant

Nadat je de aandacht van de lezer hebt getrokken met een pakkende onderwerpregel, is het belangrijk om deze vast te houden. Deel relevante informatie en stem dit af op het bedrijf waarnaar je mailt. Gebruik bijvoorbeeld actuele onderwerpen, haak in op nieuws of blogs die jouw prospect aangaan, benoem een algemeen of juist specifiek probleem of introduceer je mail met een weetje.

Kom gauw ter zake

Beschrijf wat voor product of dienst je aanbiedt en waarom dit de lezer zou kunnen helpen of ondersteunen. Kom gauw tot de kern, het liefst al in de eerste zin van de alinea. Introduceer jezelf en je bedrijf en vertel waarom jouw product of dienst uitkomst kan bieden.  

Gebruik tussenkopjes

Maak je alinea’s niet te lang en gebruik tussenkopjes, we kunnen het niet vaak genoeg benadrukken. Tussenkopjes zijn belangrijk voor de structuur, begrijpelijkheid en scanbaarheid van de tekst. Met een tussenkopje schep je per alinea een duidelijke verwachting en presenteer je jouw tekst in hapklare brokken. En dat is nodig, want eerlijk is eerlijk, de lezer is gauw genoeg geneigd om af te haken. Met tussenkopjes behoud jij de regie door sturing te geven aan het geheel. Ze begeleiden de lezer soepel door de tekst heen, waarna ze voordat ze er erg in hebben de laatste punt bereiken. En daarmee is jouw doel behaald.  

Sluit af met een call to action

Blik terug op het doel van je mail en ga na of je dit hebt bereikt. Is de lezer voldoende geïnformeerd? Heb je de vraag of verwachting uit de onderwerpregel beantwoord? Eindig je mail met een call to action. Ben je benieuwd wat de lezer van de gedeelde informatie vond? Vraag hier dan naar en wees concreet. Zeg bijvoorbeeld: ik ben benieuwd hoe jij denkt over situatie X. Zou je graag in contact willen komen met de lezer? Stel dan direct een dag en tijdstip voor: komt het je uit om aanstaande donderdag om 16:00 uur kort te bellen?  

Tot slot, lees je mail eens hardop. Zo hoor je gauw genoeg of de tekst overkomt zoals je bedoeld hebt.  

Verstuur een herinnering

Heb je geen reactie op je mail ontvangen? Wees dan niet bang om een herinnering te sturen. Dit is vaak zelfs effectiever dan de eerste mail die je verstuurt. Bij Sqales is de ratio geopende mails versus beantwoorde herinneringsmails meer dan 50 procent. Stuur de herinnering op z’n vroegst na drie dagen en zeker niet later dan een week.  

Heb jij nog een handige tip? Laat het ons weten.

Het merendeel van bovenstaande tips kun je ook toepassen op bijvoorbeeld het schrijven van een LinkedIn-bericht. Sta je op het punt om een prospect omver te blazen met een sterke pitch? Hou dan in je achterhoofd dat je je boodschap relevant maakt, een persoonlijke touch toevoegt, snel tot de kern komt en je verhaal een duidelijke opbouw heeft. Wel gelezen, maar geen reactie? Stuur dan even een herinnering. Succes!

Interesse of vragen
over onze oplossingen?
Mail Vincent